Os documentos utilizados no meio eletrônico no Brasil têm substituído os físicos na medida que as empresas avançam em seu processo de digitalização, dando preferência a artifícios que facilitem não apenas a produção, modificação e envio de tais documentos, mas também o armazenamento e acesso a eles. Este processo é fundamental para empresas que desejam estar em sincronia com as demandas dos tempos atuais.

Muito embora a discussão sobre a validade dos documentos e assinaturas eletrônicas no Brasil tenha tomado maiores proporções há pouco tempo, o país já tem um histórico legislativo substancial a respeito.

• Em 1968 foi criada a Lei da Microfilmagem (5.433/68), por meio da qual foi autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, desde que preservadas as questões do documento original.

• A Medida Provisória 2200-2 de 2001 permitiu o uso de certificação digital como forma de garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica aos documentos eletrônicos.

• O Código Civil de 2002 trouxe, pelo artigo 225, a possibilidade de utilização de documentos eletrônicos como meio de prova ao estabelecer, expressamente que reproduções mecânicas ou eletrônicas de fatos ou de coisas fazem prova plena destes. 

• O Código de Processo Civil de 2015 também determina, no artigo 439, que a utilização de documentos eletrônicos no processo será permitida. A jurisprudência nacional também aceita documentos eletrônicos (assinados eletronicamente também) como provas válidas e eficazes.

• No ano passado, foi publicado o Decreto 10.543/2020 que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas na administração pública federal e regulamenta o nível mínimo exigido para assinatura em interações com o governo.

O uso de documentos e assinaturas físicas tem se tornado raro devido ao cenário atual, que não mais permitiu que duas ou mais pessoas se encontrassem no mesmo ambiente (físico) para firmar negócios e celebrar contratos. Tudo é feito por meio eletrônico (desde a confecção do documento, até a assinatura, arquivamento e descarte).

Documentos eletrônicos x documentos digitalizados

É importante diferenciarmos os documentos eletrônicos dos digitalizados, pois possuem serventia diversa um do outro. Por documento eletrônico entende-se todo e qualquer registro que se origina em suporte eletrônico (não físico), por meio do qual seja possível identificar a anotação de dados ou fatos, a autoria de tal anotação e eventuais adulterações. 

Já o documento digitalizado, por sua vez, é aquele que, originalmente físico, está produzido em meio eletrônico, convertido, assim, para o formato digital.

A maior diferença entre eles é que, enquanto o eletrônico se dá pela codificação de elementos binários e acesso pelo sistema computacional (por exemplo, um contrato virtual), o digitalizado nasceu no mundo físico, mas que, por alguma razão, transformou-se em digital, sem que tenha todas as codificações do documento eletrônico (por exemplo, uma certidão escaneada). 

Ambos têm validade jurídica?

A diferenciação entre os documentos é importante sobretudo quando da comprovação de veracidade e autenticidade do conteúdo registrado. O documento eletrônico prova-se verdadeiro justamente pelas características binárias e informações por dígitos que o criaram. 

O documento digitalizado é considerado verdadeiro e autêntico quando da verificação física em cartórios ou por assinaturas realizadas por papel e caneta; em outras palavras, ao se digitalizar um documento físico a constatação de veracidade já não é mais possível, já que a natureza dessa informação não se deu no meio eletrônico. 

A verificação de autenticidade de um documento eletrônico vai na mesma linha: ao imprimir um documento eletrônico, não é mais possível encontrar as informações binárias que criaram esse documento, pois isso somente é possível no ambiente eletrônico.

Sendo assim, com a possibilidade, então, de se identificar a veracidade do conteúdo registrado no documento eletrônico, bem como sua autoria e eventuais alterações, conclui-se que o documento eletrônico possui validade jurídica. 

E quanto à assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica nada mais é do que um código pessoal e irreproduzível que garante a inaplicabilidade de fraudes. Ela também possibilita o reconhecimento da origem do documento e quem o elaborou, garantido a segurança e a integridade das informações contidas naquele documento. 

Igualmente ao documento digitalizado, a assinatura digitalizada não pode ser confundida com a assinatura eletrônica. Isso porque, a assinatura digitalizada é apenas uma reprodução, sem validade jurídica (pois não há meios de comprovação de veracidade e autenticidade), de uma assinatura física. A assinatura eletrônica, por sua vez, funciona da mesma forma que os documentos eletrônicos, ou seja, têm registro no ambiente eletrônico, tornando possível a identificação do autor, da data da assinatura, por quem passou aquele documento e onde foi criado.

Benefícios do uso de documentos eletrônicos

O aumento do uso de documentos eletrônicos pelo meio empresarial e o abandono (quase que completo) de arquivos físicos(cultura conhecida atualmente como paperless), adicionada à facilidade e ganho de tempo que os documentos eletrônicos trouxeram à rotina, há também a economia gerada com a diminuição nos gastos com tinta e manutenção de impressora, cartucho, etc., além de contribuir para a conservação ou não poluição do meio ambiente, tornando a empresa, além demais econômica, menos poluente.

A inserção de artifícios tecnológicos nos negócios tem levado as empresas a outros patamares, impulsionando o trabalho remoto e levando a digitalização até o atendimento ao cliente, o que fomenta uma cultura que tende a ser mantida de agora em diante.

Fonte: Assessoria