Durante muito tempo, quando se falava em Executive Assistant, a imagem era relativamente simples: uma profissional responsável pela agenda, pelas viagens, pelas reuniões e por garantir que o escritório funcionava com abrir de portas e serviço de café.

Essas responsabilidades continuam sendo importantes. Mas a profissão mudou muito.

Quem trabalha diariamente com Executive e Personal Assistants percebe uma transformação clara no perfil que os executivos procuram. Hoje, organizar bem já não é suficiente. Espera-se capacidade de antecipação, julgamento, discrição, conhecimento do negócio, gestão de prioridades e, acima de tudo, confiança.

Os dados começam a confirmar essa transformação.

O State of the Administrative Profession 2026, publicado pela American Society of Administrative Professionals, aponta uma crescente distância entre as competências estratégicas que os executivos esperam dos profissionais administrativos e as oportunidades que esses mesmos profissionais recebem para desenvolvê-las. A organização, que reúne uma comunidade internacional de mais de 130 mil profissionais administrativos e Executive Assistants, tem chamado a atenção precisamente para o potencial estratégico ainda pouco aproveitado dentro das empresas. (ASAP)

Isso levanta uma questão interessante.

Será que precisamos de Executive Assistants melhores ou precisamos aprender a trabalhar melhor com os excelentes profissionais que já temos?

Um bom Executive Assistant continua gerenciando uma agenda. Mas, para fazer isso realmente bem, precisa compreender as prioridades de quem assiste.

Não basta encontrar um espaço livre entre duas reuniões. É preciso entender quais reuniões merecem acontecer, quais podem esperar, quem precisa ter acesso ao executivo e onde o tempo dele gera mais valor.

O mesmo acontece com uma viagem.

Reservar um voo e um hotel é relativamente simples. O verdadeiro valor está em compreender o objetivo da viagem, antecipar possíveis problemas, conhecer as preferências do executivo e garantir que tudo o que envolve aqueles dias aconteça sem exigir constantemente a sua atenção.

Quanto mais contexto um assistente tem, maior é a sua capacidade de antecipar.

E quanto maior a confiança, maior pode ser a autonomia.

É aqui que acredito que existe uma responsabilidade que não pertence apenas ao profissional.

Pertence também ao executivo.

Podemos contratar um excelente EA e transformá-lo em um mero gestor de calendário se não lhe dermos contexto.

Não podemos esperar pensamento estratégico de alguém que nunca participa das conversas estratégicas.

Não podemos pedir antecipação quando a informação chega sempre no último minuto.

E dificilmente podemos exigir autonomia se todas as pequenas decisões precisam continuar sendo aprovadas.

A relação entre um executivo e o seu assistente é, provavelmente, uma das relações profissionais em que a confiança tem maior impacto sobre a produtividade.

Quando funciona bem, o assistente deixa de ser apenas alguém que executa tarefas e passa a funcionar como uma extensão do executivo.

Conhece prioridades.

Filtra informação.

Protege tempo.

Identifica problemas antes que cheguem à liderança.

Consegue distinguir o urgente daquilo que apenas parece urgente.

E resolve uma enorme quantidade de pequenas decisões sem que elas precisem chegar à mesa de quem lidera.

Talvez seja precisamente aqui que esteja a verdadeira evolução desta profissão.

A tecnologia também está acelerando essa mudança. Segundo o mesmo relatório da ASAP, 76,9% dos profissionais administrativos pesquisados já utilizam ferramentas de Inteligência Artificial, mas apenas 47,2% dizem sentir-se confiantes para integrá-las aos seus fluxos de trabalho. (ASAP)

Isso é particularmente interessante porque muitas das tarefas tradicionalmente associadas à assistência executiva são justamente aquelas que a tecnologia consegue hoje simplificar.

Preparar um resumo, organizar informação, produzir uma primeira versão de um documento ou automatizar determinadas tarefas administrativas tornou-se muito mais rápido.

Mas isso não diminui necessariamente o valor de um excelente assistente.

Pode fazer exatamente o contrário.

Quanto menos tempo o profissional precisar dedicar a tarefas puramente operacionais, mais tempo poderá dedicar àquilo que a tecnologia tem muito mais dificuldade em fazer: interpretar contexto, gerir relações, exercer julgamento, antecipar necessidades e conquistar confiança.

Por isso, talvez a discussão sobre o futuro dos Executive Assistants esteja sendo colocada da forma errada.

A pergunta não deveria ser se a Inteligência Artificial vai substituir estes profissionais.

Deveria ser até onde estes profissionais poderão chegar quando deixarem de precisar gastar grande parte do seu tempo com tarefas que a tecnologia consegue fazer por eles.

E existe uma segunda pergunta, igualmente importante, para quem lidera empresas.

Estamos preparando os nossos Executive Assistants para assumir esse novo papel?

Porque a evolução desta profissão não depende apenas dos profissionais que a exercem.

Depende também dos executivos que lhes dão contexto, das empresas que investem na sua formação e da confiança necessária para lhes permitir assumir mais responsabilidade.

Depois de trabalhar de perto com esta profissão, há uma conclusão que se torna cada vez mais evidente para mim.

O verdadeiro valor de um excelente assistente não está na quantidade de tarefas que consegue executar.

Está na quantidade de complexidade que consegue retirar da vida de quem assiste.

E talvez seja exatamente por isso que, num mundo cada vez mais complexo, os melhores Executive Assistants estejam se tornando mais importantes, e não menos.

Lara Kloosterboer Westphalen

Founder & CEO

The Life Curators