Essa semana, o nome de Natalie Harp, Executive Assistant do presidente dos Estados Unidos, Donald Trump, ganhou destaque na imprensa internacional.

O Financial Times descreveu Harp como uma presença constante ao lado do presidente, em reuniões no Salão Oval, viagens internacionais e eventos políticos. O Wall Street Journal foi além e chamou a atenção para o papel que ela exerce como gatekeeper, alguém que não apenas acompanha o presidente, mas também participa da gestão do acesso, das comunicações e do fluxo de informações que chegam até ele.

Independentemente das questões políticas que envolvem o caso, existe aqui uma reflexão profissional muito interessante.

Quanto poder pode existir nas mãos de um Executive Assistant?

Provavelmente muito mais do que a maioria das organizações percebe.

Um Executive Assistant que trabalha diretamente com um CEO, fundador ou outro líder sênior ocupa uma posição absolutamente singular dentro de uma organização.

Sabe quem consegue falar com o líder e quando.

Conhece as prioridades reais, e não apenas aquelas que aparecem no planejamento estratégico.

Tem acesso a informações antes que grande parte da organização saiba que elas existem.

Conhece conversas confidenciais, decisões que ainda não foram anunciadas, relações internas, vulnerabilidades, preferências e, muitas vezes, aspectos da vida pessoal do executivo.

E, à medida que a confiança aumenta, aumenta também a capacidade de influência.

Não necessariamente uma influência formal.

Um Executive Assistant pode não ter poder hierárquico sobre praticamente ninguém e, ainda assim, exercer enorme influência sobre a forma como o tempo, a atenção e a informação chegam a uma das pessoas mais importantes da organização.

É aqui que a profissão se torna muito mais complexa do que gerir uma agenda.

Ser gatekeeper não significa simplesmente dizer quem entra ou quem fica de fora.

Significa compreender prioridades suficientemente bem para proteger o tempo do executivo sem o isolar.

Significa filtrar informação sem controlar a realidade que chega até ele.

Significa conhecer profundamente a pessoa que se assiste sem perder independência de julgamento.

E significa, sobretudo, saber lidar com confiança sem confundi-la com poder pessoal.

Talvez esta seja uma das competências menos discutidas quando falamos sobre formação de Executive Assistants.

Falamos de organização, produtividade, gestão de agenda, viagens, reuniões, ferramentas digitais e, mais recentemente, Inteligência Artificial.

Falamos muito menos de ética.

De limites.

De confidencialidade.

De julgamento.

De neutralidade.

E da responsabilidade que acompanha o acesso.

Quanto mais sênior se torna um Executive Assistant, mais importantes estas competências se tornam.

Porque existe uma diferença fundamental entre lealdade e concordância.

Um excelente Executive Assistant não deveria ser simplesmente a pessoa que diz sempre “sim”.

A confiança verdadeira permite algo muito mais valioso.

Permite conhecer suficientemente bem o executivo para antecipar aquilo de que ele precisa, mas também ter maturidade profissional para identificar um risco, levantar uma questão ou apresentar uma perspectiva diferente quando necessário.

Os melhores líderes também precisam disso.

Quanto maior a posição de poder de uma pessoa, maior tende a ser o número de pessoas que hesitam em contradizê-la. Ter ao lado alguém de absoluta confiança que, simultaneamente, mantém julgamento próprio pode tornar-se extraordinariamente valioso.

É por isso que a relação entre um executivo e o seu assistente precisa de ser construída com enorme cuidado.

O executivo precisa confiar.

O assistente precisa ter autonomia.

Mas ambos precisam compreender os limites dessa relação.

O caso que ganhou destaque nesta semana em Washington é extraordinário pela dimensão pública e política das pessoas envolvidas. Mas a questão que levanta existe, em escalas diferentes, dentro de milhares de empresas.

Quem controla o acesso ao CEO?

Quem decide o que merece interrompê-lo?

Quem conhece informação confidencial?

Quem consegue perceber o seu estado de espírito antes de uma reunião importante?

Quem sabe quando insistir e quando recuar?

E, talvez mais importante, como estamos preparando essas pessoas para exercer essa responsabilidade?

À medida que o papel do Executive Assistant se torna mais estratégico, a formação destes profissionais também precisa evoluir.

Não podemos querer profissionais com maior autonomia, acesso e capacidade de decisão e continuar formando-os apenas para executar tarefas.

Precisamos prepará-los para lidar com aquilo que inevitavelmente acompanha a confiança: responsabilidade.

Porque talvez o verdadeiro poder de um Executive Assistant não esteja em decidir por quem lidera.

Está em estar suficientemente próximo para influenciar aquilo que chega até ele, sem nunca esquecer que essa proximidade existe para servir a função, e não para se tornar a função.

Lara Kloosterboer Westphalen

Founder & CEO

The Life Curators